Come aumentare la produttività con Microsoft 365

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Microsoft 365 fornisce una suite di programmi ricchi di funzionalità che si integrano perfettamente nell’ecosistema di qualsiasi organizzazione. Con la proliferazione del lavoro remoto, avere un programma che unisca i team distribuiti in luoghi diversi è ancora più essenziale, e gli strumenti di Microsoft 365 offrono opzioni efficaci per soddisfare le diverse esigenze.

Che tu ti stia approcciando ora agli strumenti di Microsoft 365, che tu stia passando da un altro servizio aziendale o che tu sia un utente esperto, è sempre utile rispolverare suggerimenti e trucchi specifici che possono aumentare la tua produttività quotidiana.

Strumenti Microsoft 365 per migliorare il tuo business

I seguenti strumenti di Microsoft 365 miglioreranno il tuo flusso di lavoro, aumenteranno l’efficienza e permetteranno ai team di massimizzare la loro collaborazione:

  1. Migliora la comunicazione con Microsoft Teams.
  2. Combatti l’affaticamento da e-mail in arrivo con Outlook.
  3. Prendi appunti con più energia grazie a OneNote.
  4. Padroneggia la creazione di contenuti e la collaborazione con Word, Excel e PowerPoint.

Continua a leggere per scoprire come ognuno di questi strumenti Microsoft 365 può migliorare il tuo business.

Microsoft 365 GoDaddy

1. Migliora la comunicazione con Microsoft Teams

Microsoft Teams è uno spazio di lavoro basato sulla chat con funzionalità di messaggistica, chiamate e videoconferenze. Teams serve come un hub di comunicazione e un project manager. Poiché il mondo si è appoggiato molto sull’uso delle riunioni video nel corso dell’ultimo anno, Microsoft ha evoluto la sua piattaforma Teams per soddisfare le esigenze degli utenti, compresa l’aggiunta di sale virtuali e schermi in modalità Insieme.

La piattaforma di messaggistica consente agli utenti di nominare i thread di conversazione e di organizzarli per argomento, in modo simile al popolare programma di chat Slack.

Il vero valore con Teams arriva attraverso le integrazioni.

All’interno della dashboard sono disponibili strumenti di Microsoft 365 come Word o Outlook. Questa funzionalità è utile quando si sta video-chattando con i colleghi e si vuole fare rapidamente riferimento a un documento o segnalare un elemento per il follow-up in Outlook.

Un altro recente roll-out è la capacità di condividere i file tramite Microsoft OneDrive con il tuo account Teams. Grazie a questo, gli utenti possono anche memorizzare le registrazioni di riunioni e chiamate all’interno di OneDrive.

Se lavori con più servizi e strumenti esterni, sappi che sei fortunato! Teams offre anche connettori con le app aziendali più popolari per la gestione dinamica dei progetti. I programmi degni di nota che puoi collegare al tuo account Teams includono Zoom, Google Analytics, Evernote, GitHub, Asana, Salesforce, Survey Monkey e Adobe Creative Cloud.

Suggerimento su Teams: lavori con colleghi internazionali? Per combattere le barriere linguistiche, Teams ha un’opzione di traduzione in linea all’interno di ogni chat. Basta cliccare sul pulsante “Altre opzioni”, poi “Traduci” nella parte superiore del messaggio. Et voilà, eccoti l’opzione per tradurre istantaneamente il testo in 36 lingue diverse.

2. Combattere l’affaticamento da e-mail in arrivo con Outlook

Studi hanno dimostrato che le caselle di posta elettronica sono una fonte di stress travolgente e il loro utilizzo dopo l’orario di lavoro può avere un impatto sul benessere generale. Una nuova ricerca ha anche scoperto che con l’aumento vertiginoso dell’uso della posta elettronica durante il COVID, le e-mail possono provocare angoscia nei dipendenti, causando emozioni negative, incertezza, e avendo persino un impatto sul sonno. 

Una buona gestione delle e-mail è importante, specialmente per la salute mentale. Inoltre, ridurre il numero di e-mail e migliorare il flusso di lavoro può liberare tempo prezioso per concentrarsi su compiti più importanti.

Come client di posta elettronica, Outlook offre caratteristiche che possono sia far risparmiare tempo agli utenti che eliminare il mal di testa da casella di posta.

Messaggi secondari è una funzione opzionale all’interno di Outlook che filtra i messaggi con priorità bassa nella tua casella di posta. Puoi scegliere di inviare automaticamente le e-mail a una cartella di messaggi secondari o farle rimanere nella tua casella di posta ed etichettarle come secondarie. La funzione Messaggi secondari è adattiva: analizza il comportamento delle e-mail di un utente e le abitudini di lettura per determinare quali e-mail sono importanti. Ciò significa che questa funzione intuitiva diventa più efficace man mano che si continua ad usarla nel tempo.

Un altro strumento utile di Outlook è la funzione Ignora. Prima o poi è capitato a tutti di venire inclusi in lunghi scambi di e-mail che non hanno niente a che fare non noi. Se ti trovi costantemente coinvolto in lunghi thread con zero informazioni utili, prova l’opzione “ignora conversazione” in Outlook. La funzione non solo rimuoverà le conversazioni e-mail indesiderate dalla tua casella di posta, ma silenzierà anche le conversazioni future.

3. Prendi appunti con più energia grazie a OneNote

OneNote Microsoft 365
Photo credits: Microsoft 365

OneNote è un programma per prendere appunti digitali che permette di prendere appunti sia digitando che a mano. Gli utenti possono anche registrare audio, creare schizzi veloci, o caricare e annotare immagini.

Questo è uno degli strumenti più cool di Microsoft 365 perché è precaricato con modelli come to-do list e planner.

Simile alla maggior parte dei programmi di note interattive, la vera potenza di OneNote sta nelle integrazioni di Microsoft 365. Un esempio di scenario: sei al telefono e apri OneNote per annotare dettagli. Una volta riattaccato, le note scritte a mano vengono tradotte in testo. Poi converti rapidamente la nota in un elenco di attività, aggiungi un collega come collaboratore, aggiungi i flag di Outlook per impostare i promemoria, e finisci collegando un compito a un appuntamento sul calendario di Outlook per il follow-up.

L’accesso a tutti gli strumenti di Microsoft 365 all’interno di OneNote consente agli utenti di trasformare facilmente le note in attività.

Suggerimento professionale su OneNote: scarica l’app OneNote per prendere appunti sul tuo smartphone e accedere al volo al tuo account Microsoft 365. 

4. Padroneggia la creazione di contenuti e la collaborazione con Word, Excel e PowerPoint

La costante evoluzione degli strumenti di Microsoft 365, combinata con la crescente popolarità del concorrente Google Drive, ha portato a capacità di collaborazione efficaci. Word, Excel e PowerPoint permettono agli utenti di creare e collaborare in modo condiviso su documenti, fogli di calcolo e file PowerPoint.

La possibilità di collaborare in contemporanea su file è uno strumento fondamentale.

 

I team da remoto possono lavorare con più collaboratori, vedere le modifiche in tempo reale e aggiungere suggerimenti o commenti. Avere feedback in un unico posto fa risparmiare tempo quando si lavora con molte parti interessate.

A seconda del tuo flusso di lavoro puoi attivare il salvataggio automatico, che salverà ogni cambiamento del tuo file. Se hai bisogno di visualizzare le versioni precedenti per vedere il lavoro prima delle modifiche, puoi accedervi nella tua cronologia delle versioni. Questo può essere utile se invii un documento, l’editor (o gli editor) lo modificano, e vorresti confrontare il lavoro originale con il prodotto finale.

Consiglio professionale su Word: una funzione unica degli strumenti di Microsoft 365 è la Ricerca intelligente, uno strumento di ricerca digitaleche ti permette di selezionare un termine o una frase da cercare. Un pannello di approfondimenti estrae le informazioni dai risultati di ricerca di Bing. La ricerca intelligente non è solo un semplice dizionario: include il contesto del documento nel suo complesso e le parole intorno alla frase. Non dover copiare e incollare il testo in un browser separato accelera la creazione di contenuti.

Pronto a metterti al lavoro?

Alla maggior parte dei professionisti potrebbe far molto comodo avere tempo extra e una maggiore efficienza nel corso della loro giornata, soprattutto quando si collabora con colleghi da remoto. L’obiettivo generale degli strumenti Microsoft 365 è la produttività e la connettività del team. 

Tracy è una consulente con più di sette anni di esperienza nel settore marketing, amministrazione e risorse umane. Nata a Buffalo, NY, attualmente risiede nella soleggiata San Diego e passa più tempo possibile all'aria aperta. Tracy ama scrivere consigli per le piccole imprese e di tutto ciò che concerne il digital marketing. Puoi connetterti a lei su LinkedIn o Twitter.