Come diventare wedding planner e trovare clienti

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Organizza matrimoni da sogno per i tuoi clienti

Sei una persona creativa e ti piacciono i matrimoni organizzati nei minimi dettagli? La professione che potrebbe fare al caso tuo è il wedding planner! In questo articolo vedremo come diventare wedding planner, una guida completa dai requisiti alle tattiche per trovare clienti e aprire il tuo business.

Chi è e cosa fa un wedding planner

Quello del wedding planner è un lavoro nato negli anni 90 negli Stati Uniti e consiste nella pianificazione e organizzazione di matrimoni. Il termine inglese, infatti, è composto dalle parole inglesi wedding, cioè “matrimonio” e planner, cioè “pianificatore”.

Come professionista, si occupa dell’organizzazione dell’evento e delle esigenze dei futuri sposi per creare un “giorno perfetto”.

Il wedding planner può assistere i clienti in diversi modi. In genere, offre diversi pacchetti ai clienti, in base al tipo di servizi che offre: può aiutare gli sposi a coordinare tutti gli aspetti logistici il giorno del matrimonio oppure fornire un servizio di pianificazione completo dell’evento.

Nel secondo caso, il wedding planner si occuperà di tutte le fasi dell’organizzazione, in un processo che può durare anche mesi. Le principali mansioni sono:

  • Definizione del budget, concordato col cliente
  • Ricerca e scelta della location
  • Definizione dei fornitori: fiorai, fotografi ecc.
  • Assistenza agli sposi nella scelta dell’abito nunziale
  • Organizzazione del ricevimento nei minimi dettagli: tema, musica, inviti, segnaposti, torta, bomboniere ecc.
  • Gestione delle attività post evento: spedire biglietti di ringraziamento, stampa del servizio fotografico e produzione del video dell’evento, organizzazione del viaggio di nozze
  • Valutazione dei risultati: soddisfazione e opinioni dei clienti, spunti di miglioramento futuri.

Tutte le scelte devono rientrare nel budget proposto dal cliente e ogni scelta deve essere concordata con gli sposi. Il wedding planner deve sfruttare la sua creatività e il suo estro per personalizzare e accontentare tutte le richieste dei clienti.

Come diventare wedding planner: requisiti

Requisiti per diventare wedding plannerPer diventare wedding planner non c’è bisogno di un titolo di studio né bisogna iscriversi ad un albo professionale o corso. Ci sono, però, alcuni requisiti personali e fiscali che bisogna rispettare per svolgere il lavoro al meglio.

Dal punto di vista burocratico, bisogna aprire una partita IVA, per cui il wedding planner è a tutti gli effetti un libero professionista. Il codice ATECO per il wedding planner è 96.09.05 (Organizzazione di feste e cerimonie).

Dal punto di vista personale, per prima cosa è necessaria una grande passione e dedizione, per cercare di esaudire tutti i desideri degli sposi, rendere i loro matrimonio unico e mediare le esigenze dei clienti con quelle di fornitori e location.

È molto utile anche studiare le competenze fondamentali da mettere in pratica, fare un po’ di esperienza sul campo e poi pianificare nel dettaglio le basi della tua attività, dal mercato, ai canali, fino al marketing e alla pubblicità per attrarre clienti.

Infine, è necessario avere un capitale iniziale da investire per poter avviare e promuovere l’attività. Vediamo insieme come fare.

Requisiti personali

Ogni wedding planner deve avere delle competenze personali di base per svolgere un buon lavoro nel campo.

Se vuoi diventare un perfetto wedding planner, dovrai:

  • Aggiornarti sulle tendenze del momento in fatto di matrimoni
  • Avere skills di organizzazione, pianificazione e budgeting ed essere molto meticoloso
  • Avere doti di negoziazione e networking, per creare più contatti possibili con i fornitori e farti offrire i prezzi più convenienti
  • Avere doti di problem solving e gestione del tempo
  • Essere creativo
  • Studiare, imparare nuovi aspetti del mestiere e trovare nuove opportunità
  • Avere nozioni normative su occupazione del suolo pubblico, inquinamento acustico, rispetto della privacy e conoscere le norme del Codice civile sul matrimonio.

Wedding planner: come formarsi e fare esperienza

Per diventare wedding planner non esiste un percorso di formazione dedicato, ma esistono vari modi specializzarsi.

1. Corsi di formazione

Corsi per diventare wedding plannerEsistono molti corsi per diventare wedding planner a pagamento. Se hai voglia di formarti, puoi scegliere un corso di formazione in aula come quelli di professionisti conosciuti del settore, enti come WEA Wedding & Events Academy o Comax e molti altri. In genere, i corsi specializzanti offrono una certificazione per attestare le tue competenze.

Esistono anche corsi di laurea universitari che possono esserti utili in questo ramo, come i corsi in Media Management o i master in organizzazione di eventi.

2. Altri modi per formarsi

Se vuoi diventare wedding planner senza corsi specializzanti, puoi:

  • Seguire corsi online
  • Leggere libri di settore
  • Consultare siti web che parlano di matrimonio
  • Iscriverti a gruppi Facebook di Wedding planner per confrontarti con altri esperti del settore
  • Partecipare a fiere di settore, da quelle dedicate agli abiti da sposa a quelle sulle ultime tendenze in fatto di matrimoni. Generalmente sono a pagamento.

3. Fare esperienza come Wedding Planner

In questo lavoro è molto importante partecipare a più matrimoni possibile per avere una chiara idea di tutto l’iter dell’evento. È sempre consigliabile, quindi, approcciarsi al lavoro prima di aprire una propria attività, facendo esperienza in:

  • Agenzie di organizzazione matrimoni o eventi
  • Aziende di servizi ai matrimoni
  • Ristoranti, strutture e luoghi dove si tengono matrimoni

L’esperienza ti sarà davvero utile per capire se il lavoro ti piace e se sei portato.

Cosa fare per diventare wedding planner

Cosa fare per diventare wedding plannerSe pensi di essere già portato e avere le competenze che ti servono, puoi pianificare la tua carriera da wedding planner.

1. Mercato

Per prima cosa, dovrai analizzare il mercato e capire se ci sono persone interessate al servizio, se sei l’unico a svolgere questo lavoro o già ce ne sono altri nella tua zona, se ti rivolgi a molti clienti oppure pochi.

2. Sito web

Per iniziare un nuovo business dovrai creare un tuo canale online: il sito web. Il sito è utile perché permette ai potenziali clienti di conoscerti e di avere le informazioni necessarie per contattarti.
Puoi creare un sito web tramite Website Builder di GoDaddy, uno strumento che ti permette di creare un sito da zero in poche e semplici mosse, personalizzato e ricco di contenuti utili al tuo business.

In alternativa, puoi incaricare qualcun altro di creare il sito per te, sotto compenso. Ricorda di inserire nel tuo sito web foto e video di eventi che hai organizzato in passato in alta qualità e, volendo, anche una tua immagine.

Correlato: Come creare un sito per un matrimonio in pochi step

3. Fornitori 

Avere un ampio network di fornitori è fondamentale per un wedding planner. I fornitori scelti sono molto importanti perché determinano anche il prezzo di offerta del servizio al cliente. Se i prodotti dei fornitori sono cari, aumenterà anche il costo dei tuoi servizi al cliente, che potrebbe scegliere di abbandonarti.

Inoltre, avere diversi fornitori con differenti margini di prezzo e qualità, consente al wedding planner di avere un’offerta più ricca e variegata.

Come trovare clienti

Per trovare clienti per la tua attività di wedding planner dovrai puntare alle persone veramente interessate al servizio. Di conseguenza, dovrai fare pubblicità mirata ai futuri sposi.

Se sei agli inizi, potrebbe essere controproducente pubblicizzarti su riviste di settore o partecipare a fiere degli sposi, perché i soldi investiti potrebbero non portare molti clienti nella tua zona.

Il nostro consiglio è pubblicizzarti tramite internet. Potresti utilizzare i servizi di Google Ads e inserzioni sui social come Facebook e Instagram, orientate solo alla tua regione e alle persone interessate a sposarsi. In questo modo, potrai raggiungere utenti realmente interessati al servizio offerto e trovare nuovi clienti.

Come diventare wedding planner: costi e guadagni

Se vuoi aprire una nuova attività dovrai sostenere dei costi, soprattutto per le spese pubblicitarie, di creazione del sito e per l’ufficio. Per risparmiare, agli inizi, potresti svolgere la tua attività da casa e affittare una sala conferenze solo nel momento in cui devi incontrare potenziali clienti.

Per quanto riguarda i guadagni, per un’attività appena cominciata sono genericamente bassi. Il consiglio è renderti competitivo offrendo un prezzo basso agli inizi, per farti conoscere e sfruttare un passa parola positivo, per poi aumentare il compenso.

In seguito, puoi creare dei pacchetti che variano per prezzo e servizi offerti, per raggiungere persone con budget differenti. I pacchetti possono variare dalla singola consulenza (100 €), alla gestione del giorno del matrimonio fino alla definizione dell’intero processo di pianificazione dell’evento.

I guadagni dipendono, quindi, dal numero di incarichi e dal tipo di clienti gestiti, in base ai servizi richiesti. In genere, si può richiedere un prezzo unitario per tutti i servizi oppure percepire una percentuale sui singoli servizi offerti (intorno al 20%).