Come inviare e ricevere fax su email: la guida completa
Se hai lavorato in un ambiente d’ufficio probabilmente ti sarà capitato di usare una macchina per inviare fax, e forse ti stai chiedendo: ma le aziende le usano ancora? Certo, inviare fax è ancora una cosa che le imprese fanno perché lascia una traccia cartacea. Faxare ha anche il vantaggio di poter scansionare, fotocopiare e inviare documenti tramite un apparecchio da ufficio apposito. Con i fax via email, però, tutto questo può essere fatto senza una macchina rumorosa.
Prima di scoprire come ricevere fax su email e come inviarli, domandati quali sono gli altri motivi per cui dovresti usare un fax. La risposta è la sicurezza, soprattutto nel campo della sanità, dove la privacy è estremamente importante. Inviare un fax fornisce sicurezza, anche perché è una soluzione non soggetta ad attacco da parte di malware o ransomware.
Oggi, come vale per tante altre cose, l’invio di fax può avvenire tramite internet.
Ecco come inviare e ricevere fax via email.
Come funziona il fax via email
Le macchine per inviare fax (o altri strumenti simili come le stampanti multi-funzione) scansionano un documento, lo digitalizzano e trasformano il messaggio in un codice che può essere inviato al numero di telefono collegato alla macchina per fax all’altro capo della linea. Dall’altra parte, la macchina ricevente decifra il codice e stampa il documento.
La stessa regola si applica all’invio di fax via e-mail.
La prima volta che le ho usate, ricordo di aver pensato che le macchine per fax erano fantastiche. Ora, però, non c’è più bisogno di avere in ufficio un altro macchinario costoso e ingombrante. E non ti devi più preoccupare di avere del toner e della carta adatta. Se ti è capitato che la macchina per fax restasse senza carta o toner, sai anche che ciò significava non ricevere i documenti che stavi aspettando.
I servizi per inviare e ricevere fax su email sono diversi e offrono pannelli di controllo sul web, app e la possibilità di usare il servizio tramite email. Con i fax via email stai praticamente allegando un documento ad un’email che viene inviata al tuo fax provider, che poi se ne occupa.
Come inviare fax su email
Mandare fax via email è abbastanza semplice. Funziona in questo modo:
- Apri una nuova email e digita il numero di fax a cui vuoi inviare il documento (seguito dall’indirizzo .com del tuo servizio di fax) all’interno del campo “A:”. Ad esempio: 0612345678@iltuoserviziofax.com
- Digita il tuo messaggio, che sarà inviato come “copertina” del fax.
- Allega il documento che vuoi faxare.
- Clicca su “Invia”.
- Il tuo fax provider codificherà il tuo fax e lo invierà alla macchina da te indicata.
- La macchina ricevente riceverà il tuo fax come avrebbe fatto con qualsiasi altro fax normale.
- Il tuo servizio di fax via email ti invierà una conferma una volta che il processo è completato (sia che sia andato a buon fine o no, includendo le eventuali motivazioni del mancato successo dell’invio).
Non è facile? Semplicemente inviando una email con un allegato, come fai tutti i giorni, sarai in grado di inviare fax senza il bisogno di una macchina dedicata.
Il tuo servizio di fax via email tradurrà il tuo documento in codice (così come farebbe una normale macchina per fax) in modo che la macchina per fax dall’altro capo possa leggerlo e stamparlo.
Bonus: I servizi di fax via email possono gestire molti formati diversi come:
Adobe PostScript (.ps)
Microsoft Word (.doc)
Microsoft Word Template (.dot)
Microsoft Word 2007+ (.docx)
Microsoft Word 2007+ Template (.dotx)
Microsoft Works (.wps)
Rich Text (.rtf)
Microsoft Excel (.xls)
Microsoft Excel 2007+ (.xlsx)
Microsoft Powerpoint (.ppt)
Microsoft Powerpoint 2007+ (.pptx)
OpenOffice Writer Document (.odt)
Fogli di calcolo OpenOffice (.ods)
WordPerfect (.wpd)
Comma-separated CSV (.csv)
HTML (.htm, .html)
Immagini TIFF (.tif, .tiff)
Immagini JPEG (.jpg, .jpeg)
Immagini Bitmap (.bmp)
Immagini GIF (.gif)
Immagini PNG (.png)
Plain Text (.txt)
HP Printer Control Language (.pcl)
Come ricevere fax su email
È facile, qui ci sono i passaggi da seguire:
- Il mittente compone il tuo numero di fax che ti è stato fornito dal tuo servizio di fax via email.
- La macchina per fax compie il suo lavoro trasmettendo i dati attraverso la linea telefonica.
- Il tuo servizio di fax via email riceve i dati, li traduce in un file in formato PDF (o in un’immagine) e lo invia al tuo indirizzo email.
- Tu clicchi sull’icona dell’allegato nell’email et voilà, il fax è lì!
Cosa sapere sulla sicurezza?
I server per email via fax sono protetti dalle tecnologie Transport Layer Security o Secure Socket Layer (TLS/SSL). A seconda del provider, puoi attivare diverse opzioni di sicurezza per le email. Un’opzione invia un link che fa scaricare il tuo fax via SSL.
Inoltre, alcuni provider offrono la possibilità di caricare la chiave PGP (Pretty Good Privacy). La PGP crittograferà tutti i fax che saranno inviati alla tua casella di posta. Oppure puoi utilizzare una “password per utente”, che proteggerà con una password tutti i PDF dei fax inviati via email.
Inviare e ricevere fax su email: i vantaggi
Il primo vantaggio è quello di non dover spendere soldi per un’altra macchina ingombrante, per toner e carta. La cosa migliore dell’inviare e ricevere fax via internet è che tutto ciò che faxi può essere gestito online.
Oltre a questo, ecco altri vantaggi:
- Quando ti iscrivi ad un servizio di fax via email ricevi un tuo numero di fax unico che i clienti possono utilizzare per inviarti i loro fax.
- Puoi inviare con fax su internet più documenti a più destinatari (i servizi di fax online vietano l’invio di fax non richiesti). Per inviare a più destinatari è sufficiente indirizzare l’email a più numeri di fax. Supponi di voler inviare un fax ai numeri 061234567 e 067654321. Nel campo “A:” dovresti semplicemente scrivere 0612345678@iltuoserviziofax.com, 067654321@iltuoserviziofax.com.
- Puoi scansionare dei documenti e poi allegarli al fax da inviare via mail.
- Molti servizi di fax via email offrono anche la firma elettronica.
- Attraverso le app puoi ricevere, firmare e inviare fax direttamente dal tuo smartphone.
I servizi di fax via email hanno prezzi variabili. Alcuni fanno addebito in base ai minuti, altri in base al numero di pagine. Altri ancora limitano il numero di pagine da inviare o ricevere.
Ti consigliamo di individuare l’offerta migliore per te in base alla quantità di fax che intendi inviare e ricevere.