Come scrivere un’email commerciale efficace

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Sapevi che gran parte dei tuoi sforzi per il branding del tuo business sono legati al tuo modo di scrivere le email commerciali? Tutti noi abbiamo avuto ricevuto delle email in cui il mittente non aveva fatto le scelte giuste e noi abbiamo reagito di conseguenza, cioè cestinandole rapidamente.

Il solo campo dell’oggetto può aumentare o diminuire di molto le possibilità che un’email venga aperta. Se la si apre, l’impressione iniziale determina se si continuerà a leggerla oppure – come faccio troppo spesso – se la si cancellerà.

Le email commerciali non dovrebbero essere informali. L’uso di una corretta struttura delle frasi, di un tono appropriato e di una grammatica corretta è importante.

Con ogni singola e-mail inviata hai la possibilità di costruire e consolidare le tue relazioni d’affari.
 

Spetta a te, in quanto autore, fare in modo che la percezione, l’intento e il tono che desideri trasmettere vengano trasmessi anche a coloro che ricevono le tue email. Fare le scelte sbagliate o trascurare certi criteri è un’opportunità persa per fare una buona impressione e conquistare o mantenere un cliente.

Il modo di scrivere le email commerciali la dice lunga su di te (e sulla tua azienda)

Come scrivere un'email commerciale: 5 consigli da seguire

Come sai, con la posta elettronica si perde il beneficio del contatto visivo, del linguaggio del corpo, di una stretta di mano ferma e del sorriso scintillante. La persona che riceve il messaggio non ha idea di quale sia la persona giusta con cui fare affari, specialmente con le email commerciali di primo contatto; questa potrebbe essere la tua unica possibilità di sviluppare la partnership che desideri.

Devi quindi affidarti alla parola scritta, ed è per questo che le email commerciali efficaci si concentrano sui dettagli. So che è facile farsi sopraffare dai dettagli, ma stiamo parlando del tuo business. I professionisti si prendono il tempo per dare attenzione agli elementi che contribuiranno al loro successo.

Assicurati che il tuo messaggio sia ben recepito assicurandoti che i seguenti cinque elementi siano al loro posto e siano fatti correttamente. Trasmetterai fiducia a coloro che, dall’altro lato, si fidano del fatto che lavorare con te sarà un’esperienza piacevole e senza intoppi.

Come scrivere una mail commerciale efficace. 

Segui questa ricetta.

1. Il campo “Da”

Sorprendentemente, ricevo ancora email commerciali con i campi strutturati in modo improprio. Assicurati che il tuo nome sia visualizzato correttamente. Ad esempio, Mario F. Rossi e non mario f rossi, mario rossi, m. rossi, un nickname o solo il tuo indirizzo email. L’uso corretto delle lettere maiuscole è fondamentale. Se il tuo nome è scritto con tutte lettere minuscole, corri il rischio di essere visto come uno spammer o, peggio ancora, come qualcuno che non ha un’istruzione o un’abilità tecnica.

Utilizza il tuo nome di dominio per il tuo indirizzo email aziendale per contribuire a costruire il tuo brand con ogni email che invii.
 

GoDaddy offre i servizi di posta elettronica di Microsoft Office 365 che puoi utilizzare per il tuo dominio pagando un piccolo canone mensile. I servizi di posta elettronica gratuiti come Hotmail, Gmail o Yahoo! funzionano meglio per le comunicazioni personali. Se desideri che la gente faccia affari con te, investi in un indirizzo email basato sul tuo dominio.

L’oggetto della mail commerciale

Un oggetto breve, preciso e ben congegnato è la chiave per assicurarsi che la tua email venga aperta. Limitalo a cinque o sette parole che identificano accuratamente l’argomento e il contesto del tuo messaggio. Visto che il 40% delle email vengono aperte su cellulare, cerca di restare entro i 50 caratteri o meno. E ricorda, la corretta ortografia è un must.

Quando la direzione o l’argomento della conversazione cambia, cambiate l’oggetto della mail.

Rivedere il campo dell’oggetto per riflettere la nuova direzione della conversazione aiuta tutte le persone coinvolte a rimanere organizzate (e riflette il fatto che sei un comunicatore efficiente).

3. Il saluto

Se non includi un saluto all’inizio della tua email, potresti essere visto come un tipo prepotente o un po’ troppo timido. Prenditi il tempo di scrivere “Buongiorno” o “Buonasera”, insieme al nome del destinatario. Nel modo in cui deciderai di rivolgerti al cliente (ad esempio Luigi, Sig. Verdi, Dot. Verdi, ecc.) comunicherai anche il livello di formalità che il tuo messaggio deve trasmettere.

Non diventare informale troppo in fretta. Lascia che sia l’altra parte a dettare il livello di formalità e segui le sue indicazioni.

Di solito è possibile farsi un’idea di come le persone con cui si comunica preferiscono essere citate da come firmano le loro email.

4. Il corpo

Comunica in modo chiaro. Frasi complete, correttamente strutturate e che riflettano la corretta grammatica e punteggiatura sono importanti quando si deve scrivere una mail commerciale. Usa frasi brevi (da 15 a 20 parole) e paragrafi con non più di tre o quattro frasi. Le email commerciali devono essere concise.

Evita di mettere enfasi usando il grassetto o cambiando i colori dei caratteri perché può lasciare troppo spazio all’interpretazione.

Scegli invece le parole appropriate per indicare il tuo intento e tono.

5. La chiusura

Che si tratti di “Grazie per il tuo tempo!”, “Cordialmente”, “Non vedo l’ora di sentirvi” o “Cari saluti”, usa una chiusura che sia coerente con il tono e la formalità del tuo messaggio. Se non ne includi una, aumenti la possibilità che la tua email venga considerata impersonale, esigente o addirittura brusca. E termina sempre includendo il tuo nome.

Quello là fuori è un mondo competitivo,. ma se integrerai questi cinque elementi in ogni email commerciale che scriverai, i partner ti vedranno come una persona esperta di tecnologia, cortese e con cui è piacevole comunicare. E tutto questo, amico mio, è denaro!

Judith Kallos
Judith è una Business Coach e una Consulente WordPress affermata che ha gestito The IStudio® per più di vent'anni. Assiste imprenditori web che vogliono creare un business di successo mentre li istruisce sulle best practice necessarie per la loro prosperità a lungo termine. Potete anche trovarla a dare aiuto come Community Founder e Consigliera fidata nei forum della community di GoDaddy e su Twitter @IStudio.