Come diventare un party planner in 7 passi
Se sei una persona creativa e organizzata, hai una personalità frizzante e ami stare con le persone, allora potresti essere il party planner perfetto. Per chi non lo sapesse, il party planner – o event planner o, ancora, l’organizzatore di feste – è il professionista che si occupa di coordinare i venditori, sviluppare temi per eventi, pianificare le scadenze e assicurarsi che tutti gli invitati si divertano.
Se questo ti sembra il tuo lavoro ideale, allora non ti rimane che leggere alcuni consigli che ti aiuteranno a far diventare realtà il tuo sogno di diventare un party planner.
Come diventare un party planner in 7 passi.
- Esplora la tua passione.
- Scrivi un business plan.
- Dai un prezzo ai tuoi servizi.
- Prenditi cura dei dettagli legali.
- Costruisci la tua credibilità.
- Promuovi te stesso.
- Crea un tuo network.
Procediamo insieme, passo per passo.
Lavorare come party planner: come iniziare
1. Inizia esplorando la tua passione
Prima di iniziare la tua attività come party planner, fai un po’ di introspezione per assicurarti che questa professione sia davvero adatta a te. Puoi iniziare ponendoti queste domande:
- Hai il tempo da dedicare all’organizzazione di eventi e feste? I tuoi orari ti permetteranno di lavorare di notte e nei weekend?
- Hai la personalità adatta ad organizzare dei party? Hai buone doti di multi-tasking? Sei in grado di delegare parte del lavoro ad un team?
- Lavori bene sotto pressione? Sarai in grado di gestire gli imprevisti dell’ultimo minuto?
- Hai compreso che si tratterà più di un lavoro vero e proprio più che di divertimento?
Parla con altre persone che lavorano in questo settore. Cerca alcuni party planner locali e fai domande sulle loro esperienze. Non fermarti qui: entra nel pieno dell’azione offrendoti come volontario o trovando un lavoretto presso un’agenzia che si occupa di organizzare eventi. Tutto ciò ti permetterà di conquistare un punto di vista interno e un po’ di esperienza nel settore, cose che ti aiuteranno a decidere se quella del party planner è la carriera giusta per te.
Eventualmente puoi decidere anche di frequentare uno dei tanti corsi per party planner disponibili, ma questo ti richiederà di investire del denaro, quindi, se decidi di iscriverti ad uno di questi corsi, ti suggeriamo di accertarti della sua validità.
2. Non dimenticare un business plan
Quando sei pronto per impegnarti a diventare un party planner, inizia a creare un business plan. Ti aiuterà a delineare la struttura del tuo business, a darti degli obiettivi e delle proiezioni per il futuro, e a mantenerti sul giusto percorso per crescere.
Scrivere un business plan ti aiuterà a consolidare il tuo impegno nei confronti del tuo business.
Quando compili il tuo business plan, rispondi a queste domande:
Finanziamenti: per iniziare hai bisogno di finanziamenti? Di che entità? Come li ripagherai? Quanto tempo ti ci vorrà per restituire il denaro? Dove troverai i fondi?
Ricerca di marketing: qual è la tua target audience? Nella tua zona, c’è un mercato in cui inserirsi come event planner? Quanto è ampio questo mercato? Qual è il modo migliore per raggiungerlo? Quali sono i tuoi competitor in quel mercato?
Dipendenti: hai bisogno di assumere dei collaboratori? Quanti e per quali compiti? Quanto li retribuirai?
Spese: quanto costerà gestire la tua attività? Quali sono i costi fissi che rimarranno costanti? E quali sono i costi variabili che cambieranno nel tempo?
Obiettivi di entrate: quanto hai bisogno di guadagnare per andare in pareggio? Quanto desideri ottenere? Cosa devi fare per raggiungere il tuo obiettivo in fatto di rendita?
Il tuo business plan non deve essere per forza lungo e complesso. Basta che includa una sitesi del tuo concetto di business, che cosa vuoi raggiungere e come hai intenzione di raggiungerlo.
3. Dai un prezzo ai tuoi servizi
Completare il tuo business plan, promuovere i tuoi servizi e gestire le tue finanze sarà molto più semplice quando avrai pianificato i prezzi dei tuoi servizi. Tra le seguenti opzioni, considera quale può essere la struttura di prezzi migliore per il tuo lavoro come party planner:
Tariffa oraria: Il cliente copre le spese del party e ti paga in base alle ore di lavoro da te svolte.
Percentuale sulle spese: Il cliente copre le spese del party e ti paga una percentuale sulle spese (spesso tra il 12-10%).
Tariffa fissa: Il cliente paga una tariffa fissa che comprende sia le spese per il party che il tuo compenso.
Ci sono anche modi per aggiustare il tuo sistema di pagamento in modo che i clienti paghino solo per i tuoi servizi, oppure sia per i tuoi servizi che per le spese.
4. Prenditi cura dei dettagli legali
Quando apri un’impresa o un’attività da zero, è importante impostare la corretta struttura legale e finanziaria e assolvere ad alcuni impegni burocratici.
In particolare, per aprire un’attività come party planner in Italia, è necessario:
- Aprire una partita IVA specifica per il settore Organizzazione di Eventi.
- Iscriversi al Registro delle Imprese preso la camera di commercio
- Iscriversi all’INPS.
5. Costruisci la tua credibilità come party planner
Per diventare un party planner davvero professionale, potresti considerare di ottenere una delle certificazioni riconosciute nel settore. Anche se non è necessario avere una certificazione per lavorare come party planner, avere uno di questi certificati ti aiuterà a dimostrare la tua preparazione e professionalità verso i clienti.
Tra le certificazioni più riconosciute a livello internazionale troviamo:
- CMP: Certified Meeting Planner
- CSEP: Certified Special Event Professional
Puoi anche valutare di ottenere un master specifico presso una delle università italiane.
6. Promuovi te stesso
Quando inizi a promuovere il tuo business, crea un piano di marketing e una reputazione online che mostrino la tua professionalità, affidabilità e credibilità.
Logo: inizia con una grafica brandizzata che includa il nome del tuo business. Assegna il lavoro ad un designer grafico oppure crea un logo testuale (detto anche wordmark) che utilizzi uno o due colori e font del tuo brand.
Sito web: crea un sito web che includa una pagina “Chi siamo”, una lista di servizi e un form per contattarti. Includi anche foto di eventi che hai già organizzato e, se le hai, anche alcune recensioni da parte dei tuoi clienti.
Biglietto da visita: crea dei biglietti da visita e portali sempre con te. Non puoi mai sapere dove incontrerai il tuo prossimo cliente.
Social media: crea dei profili social per la tua azienda e promuovi i tuoi servizi su piattaforme come Instagram e Facebook. Questi social network vengono utilizzati da utenti che hanno una buona probabilità di essere interessati all’organizzazione di eventi.
Questi strumenti fondamentali del marketing ti forniranno un trampolino da cui lanciare degli interventi di marketing più strategici mano a mano che il tuo business si consoliderà.
7. Crea un tuo network
Se sei un party planner alle prime armi, per trovare lavoro inserisciti nella comunità di professionisti, incontra persone e forma una rete di contatti.
- Crea delle relazioni con i venditori che potrebbero consigliare il tuo servizio a qualcuno, o che potrebbero assumerti per i loro eventi o progetti.
- Fai il volontario per altri eventi, così potrai conoscere persone del settore e potenziali clienti.
- Inserisciti in gruppi social che includano il tuo target.
Ora che ti abbiamo spiegato cosa fare per diventare un party planner, puoi iniziare a creare una carriera di successo. Hai tutti gli elementi base per rendere realtà il tuo sogno di diventare un party planner professionista.
Foto di copertina: Aditya Chinchure su Unsplash