Come organizzare eventi virtuali: la guida completa

A causa della diffusione del Covid-19 abbiamo assistito ad un massiccio spostamento verso gli eventi virtuali. Scopriamo insieme come organizzare questi eventi e come gestirli al meglio.

Come organizzare eventi virtuali

1. Perché dovreste organizzare un evento virtuale?
2. Pianificare il vostro evento
3. Gestire le comunicazioni
4. Creare contenuti evergreen
5. Gestire il giorno dell’evento

1. Perché dovreste organizzare un evento virtuale?

Le ragioni per cui organizzare eventi virtuali conviene (oltre ad essere una scelta necessaria per il Covid-19), sono le seguenti:

• Minori costi di organizzazione: non è necessario prenotare e affittare costose sale congressi o location. Con poche decine o centinaia di euro si possono usare le funzionalità premium delle piattaforme per video-conferenze online.
• Sono più accessibili a tutti: i luoghi fisici potrebbero essere difficili da raggiungere, soprattutto per chi ha delle disabilità, inoltre i grandi spazi potrebbero avere problemi di acustica o di visibilità delle presentazioni proiettate su uno schermo. Con un evento virtuale le persone possono partecipare da qualsiasi luogo si trovino.
• Si ottengono contenuti sempre verdi: è più facile estrarre contenuti evergreen da un evento virtuale che non da un evento di persona. L’idea di registrare o trasmettere in streaming un incontro di persona è un obiettivo ambizioso per molti organizzatori. Ma le piattaforme per eventi virtuali sono perfettamente predisposte per questo.
  • Video: Le piattaforme di eventi virtuali sono piattaforme video. La registrazione dell’evento può essere modificata e/o caricata per essere riprodotta su richiesta da coloro che non sono stati in grado di partecipare all’evento in tempo reale.
  • Audio: L’audio di una registrazione può anche essere estratto, ad esempio per essere pubblicato come podcast.
  • Materiale scritto: Una trascrizione scritta dell’evento, insieme a un riassunto dei punti più importanti o altre note, sono materiali per un ottimo blog post.

2. Pianificare il vostro evento.

Ora che abbiamo coperto gli aspetti positivi dell’organizzare un evento virtuale, cerchiamo di entrare nel vivo dell’attività di organizzazione vera e propria. Dovrete considerare quanto segue:

• Le piattaforme per eventi virtuali da utilizzare
• La preparazione tecnica
• La programmazione
• L’individuazione dei presentatori
• La creazione di un canale di comunicazione di gruppo per consentire ai partecipanti di chiacchierare tra un evento e l’altro.

Piattaforme per eventi e per la loro registrazione.

In che modo le persone troveranno e si registreranno al vostro evento?

Meetup.com è un’opzione popolare, ma non è la vostra unica opzione. Eventbrite, Eventi su Facebook e LinkedIn Events sono altre piattaforme per incontrare nuove persone.

Di quali funzioni hai bisogno per lo streaming e la partecipazione?

Zoom è l’opzione più popolare al momento della stesura di questa guida. Progettata per le riunioni, è una piattaforma stabile con un’ottima qualità audio/video, molte opzioni di connettività, sale di breakout e molto altro ancora. Zoom funziona come applicazione su desktop e mobile.

GoToMeeting è una piattaforma per videoconferenze che può ospitare fino a 250 partecipanti in contemporanea. Si tratta di un’applicazione disponibile sia per desktop che per dispositivi mobili. Si integra con i calendar, permette di chattare con gli altri partecipanti all’evento virtuale e fornisce molte altre funzioni.

Come vi metterete in contatto con i partecipanti prima, durante e dopo il vostro evento?

È possibile utilizzare la funzionalità e-mail nella piattaforma di registrazione per inviare un’e-mail ai partecipanti. Questo va bene per eventi una tantum, ma nel caso di un gruppo avrete bisogno di comunicazioni continue. Meetup.com gestisce bene questo aspetto perché è progettato per i gruppi. Puoi fare alcune di queste cose con Eventbrite se imposti gli eventi come una serie ricorrente.

Un’opzione ancora migliore è quella di ottenere una lista di email dei membri del tuo gruppo. Questo mantiene tutte le comunicazioni formali via email in un unico strumento. È particolarmente utile se state pubblicando il vostro evento su più piattaforme per ottenere la massima esposizione.

Correlato: Guida per principianti all’avvio di una mailing list

Dove salverete le registrazioni dell’evento?

È possibile caricare le registrazioni grezze in un servizio di condivisione file come OneDrive o Google Drive.

Tratteremo meglio l’aspetto della registrazione, dell’editing e della pubblicazione in una sezione successiva di questa guida.

Avrete un sito web dedicato all’evento?

Consigliamo vivamente di avere un sito web dedicato al vostro evento. Preferibilmente uno costruito con WordPress.

Il sito web dell’evento sarà l’hub centrale per i partecipanti. È dove troveranno i blog post per ogni sessione dell’evento, i moduli di registrazione e i form di iscrizione alla mailing list e il vostro canale di comunicazione di riferimento, come un gruppo Facebook o un team su Slack.

Impostazioni video per i partecipanti

Video: Tutti i partecipanti video hanno bisogno di una webcam. La videocamera integrata nel computer funzionerà facilmente, ma la qualità non sarà ottima. Una videocamera dedicata è la scelta migliore.

Audio: Come per il video, il microfono integrato di un portatile svolgerà il suo lavoro, ma una cuffia USB vi darà un audio molto migliore. Potreste anche usare una combinazione di microfono esterno e cuffie.

Ambiente fisico: Ogni partecipante al video dovrebbe essere attento a ciò che lo circonda. Considerate cosa c’è in sottofondo. Ci sono informazioni sensibili? Fotografie? Disordine? Sistemate l’ambiente fisico in modo che appaia bene in video. Scegliete uno spazio dove c’è molta luce e il rumore di fondo è minimo.

Programmazione.

Dopo aver pensato all’allestimento, ora rivolgiamo la nostra attenzione alla programmazione dell’evento virtuale.

Calendario delle attività

Si tratta di un documento centrale che delinea tutti i prossimi eventi. Utilizziamo un foglio di calcolo con colonne dedicate a:

• Argomento dell’evento
• Date e orari
• Nomi dei presentatori/relatori
• Link alla pagina di registrazione dell’evento e al blog post d’accompagnamento (ulteriori informazioni in basso)
• I documenti di lavoro
• Altre note e dettagli

Ogni evento sarà una riga all’interno del foglio di calcolo.

Consigliamo inoltre di creare un modello di documento funzionante per i vostri eventi.

Duplicate il modello per ogni nuovo evento e compilatelo con i dettagli man mano che il piano si evolve. I nostri documenti di lavoro includono:

• Titolo dell’evento
• Descrizione dell’evento
• Data
• Ordine del giorno
• Nome e biografia dell’ospite
• Nome(i) dello/degli speaker e biografia
• URL di registrazione
• URL o ID della sessione dell’evento (dove le persone andranno per partecipare alla sessione)
• URL del blog post di presentazione

Preparate i vostri eventi con largo anticipo.

I dettagli all’interno del documento di lavoro di ogni evento dovrebbero essere approfonditi man mano che ci si avvicina alla data dell’evento. In genere seguiamo questa struttura:

• 6 mesi prima: Idea approssimativa delle date e degli orari
• 3 mesi prima: Date confermate, argomenti e format provvisori
• Un mese prima: Argomento e format confermati, relatore e ordine del giorno provvisorio
• Una settimana prima: Tutto è stabilito in modo definitivo, prendetevi un caffè!

Trovate i vostri oratori/presentatori.

Trovare i presentatori e relatori è una delle parti più difficili per mettere insieme un evento virtuale, ed è uno dei motivi per cui consigliamo di pianificarlo con largo anticipo.

Dovete dare ai vostri relatori un sacco di tempo per potersi preparare comodamente per la sessione. Prima saranno confermati, prima potrete costruire la vostra agenda e promuovere l’evento.

Per rendervi la vita un po’ più facile, dovreste pubblicare un invito per relatori (o call for speakers, per dirlo in inglese) sul sito del vostro gruppo o dell’evento. Si tratta di una pagina che comprende le FAQ per i potenziali relatori. Descrive ciò che state cercando e ciò che gli oratori/presentatori devono sapere. Aggiornate la pagina man mano che le vostre esigenze cambiano. Quando i potenziali relatori chiedono maggiori informazioni, indirizzateli su quella pagina.

Sempre su quella pagina, includete un modulo di adesione per gli oratori. Fatevi dare solo le informazioni di cui avete bisogno; potrete chiedere maggiori dettagli ai vostri relatori dopo che saranno stati confermati.

Consigliamo di chiedere:

• Nome dell’oratore
• Indirizzo e-mail
• URL del sito web
• URL dei social media
• Breve biografia
• Panoramica degli argomenti che vorrebbero trattare

Dopo aver pubblicato la vostra call for speakers, iniziate a comunicare attraverso le vostre reti personali. Conoscete qualcuno che sarebbe adatto a fare il moderatore? Conoscete qualcuno che potrebbe conoscere qualcuno? Prendete l’abitudine di identificare e invitare potenziali relatori. In questo modo potete iniziare a creare una lista di potenziali relatori da chiamare quando ne avete bisogno.

Al di là della vostra rete personale, rivolgetevi alla comunità in generale. Annunciate la vostra call for speakers in un blog post.

3. Gestire le comunicazioni

Annunciate il vostro evento con circa un mese di anticipo.

Quattro settimane sono un tempo sufficiente per prepararsi e per fissare il calendario. Fatelo subito dopo l’evento precedente, mentre l’interesse è ancora alto.

Pubblicate i link alle pagine di registrazione su qualsiasi piattaforma stiate usando. Anche se i dettagli sono provvisori, le persone possono comunque registrarsi. Aggiornate le pagine man mano che i dettagli sono confermati.

Annunciate il prossimo evento attraverso il vostro sito web e i canali social. Il blog post per annunciare l’evento diventerà il vostro post di accompagnamento alla fine dell’evento.

Promuovete il vostro evento.

La promozione del vostro evento dovrebbe avere un ritmo costante. Se state organizzando una serie di sessioni, come un gruppo di incontri, anche le sintesi degli eventi precedenti dovrebbero suscitare interesse e stimolare le registrazioni per le prossime sessioni.

Mettetevi in contatto con altri gruppi i cui membri potrebbero essere interessati al vostro evento. Se condividete un pubblico simile, offrite di promuovere i loro eventi anche al vostro gruppo.

Aggiornate i vostri profili sui social media. Se il vostro gruppo ha un profilo Twitter, per esempio, pubblicate un tweet che annuncia l’evento con un link al blog post di presentazione sul vostro sito. Fissatelo in alto sul vostro profilo in modo che sia la prima cosa che la gente vede.

Incoraggiate i membri a condividere l’evento e a farlo sapere agli altri.

Non dimenticate le e-mail.

Le e-mail transazionali/automatizzate vengono di solito gestite da qualsiasi piattaforma si utilizzi per gestire la registrazione all’evento.

Queste email di solito vendono inviate nei giorni precedenti l’evento.

Le opzioni di personalizzazione dipendono dalla piattaforma che si sta utilizzando.

Scrivete le vostre email di follow-up.

Inviate un’e-mail di follow-up ai vostri partecipanti immediatamente dopo l’evento. Ringraziali per essersi iscritti e indirizzali sul blog post di accompagnamento dell’evento come pagina di accesso per trovare il riepilogo, le registrazioni, ecc.

Se vuoi raccogliere un feedback sull’evento, considera l’opportunità di includere nelle email un link ad un sondaggio.

La registrazione dell’evento e il riassunto dovrebbero essere pronti una settimana dopo. Invia un’e-mail a tutto il gruppo indicando il blog post di recap insieme all’annuncio e al link del prossimo incontro.

4. Creare contenuti evergreen.

Abbiamo già accennato ai contenuti evergreen come vantaggio degli eventi virtuali. In questa sezione esamineremo ogni tipo di contenuto in modo più dettagliato.

Video.

Il video è una scelta ovvia perché è il modo in cui tutti partecipano alla chiamata.

La registrazione: Le piattaforme di streaming supportano tutti un qualche tipo di registrazione. A seconda della vostra licenza, ad esempio, Zoom salverà la registrazione nel cloud o sul vostro computer.

L’editing: Anche se è possibile caricare la registrazione grezza, consigliamo di effettuare prima alcune modifiche. Ad esempio, se vi siete presi una pausa durante la riunione, o se avete più registrazioni che vorreste unire insieme. OpenShot è un editor video gratuito, open source e multipiattaforma.

Pubblicazione: quando sarete pronti per l’upload, dovrete scegliere una destinazione. YouTube è una buona scelta se volete rendere le vostre sessioni facilmente reperibili tramite la ricerca. Potete anche impostare il video come “non elencato” in modo che non sia reperibile nella ricerca, ma potete comunque condividerlo e incorporarlo altrove, ad esempio nel blog post di riepilogo dell’evento virtuale.

L’audio è adatto per eventi che non hanno bisogno di immagini.

Ad esempio, se il vostro evento era una presentazione in cui l’oratore ha spiegato tutti i punti principali e non avete avuto bisogno di vedere le diapositive. Le registrazioni audio potrebbero essere pubblicate come pezzi unici, oppure potreste trasformarle in un podcast.

Per prima cosa, è necessario estrarre l’audio. Questo è facile con Zoom perché tutte le registrazioni producono sia un file video che un file audio. Per altri formati è necessario estrarre l’audio dalla registrazione video.

Una rapida ricerca su Google porta in primo piano una varietà di strumenti e metodi per gestire l’estrazione dell’audio. Se avete caricato il vostro video su YouTube, ci sono strumenti e servizi aggiuntivi per estrarre l’audio dai video di YouTube.

Come per i video, è possibile utilizzare l’audio grezzo così com’è, oppure è possibile fare un po’ di editing per ripulirlo.

Se vuoi pubblicare il tuo audio come podcast, due opzioni gratuite e semplici sono Soundcloud e Anchor. Potresti creare un profilo Soundcloud specifico per il tuo evento o gruppo e caricare le registrazioni audio di ogni sessione. È una soluzione semplice. Se vuoi più funzionalità, prova ad usare Anchor.

I contenuti scritti sono un must per ogni evento virtuale.

Pubblicate un blog post di accompagnamento per ogni sessione dell’evento. Prima che la sessione abbia luogo, servirà come un’anteprima di cosa aspettarsi, incoraggiando le persone a registrarsi e a partecipare all’evento virtuale. Al termine della sessione, il post di accompagnamento conterrà il riepilogo. Incorporate le registrazioni video e audio all’interno del blog post insieme alle slide della presentazione, se ce ne sono.

Volete includere una trascrizione completa all’interno del post dell’accompagnatore? Allora dovrete munirvi di pazienza e trascrivere a mano, oppure in alternativa potete affidarti ad un software di trascrizione automatizzata, ma dovrete fare un check del testo prima di pubblicarlo.

Preferiamo condividere i takeaway invece delle trascrizioni complete. Le trascrizioni richiedono molto tempo per essere prodotte, e abbiamo scoperto che la maggior parte delle persone non è interessata a leggere una conversazione completa parola per parola. Trovate citazioni pungenti, approfondimenti, statistiche e consigli utili. Sentitevi liberi di parafrasare e aggiungere il contesto.

Per aiutarvi a concentrarvi, considerate la possibilità di limitare il riepilogo scritto ad una manciata dei brani più importanti della sessione. Se le persone vogliono di più, possono guardare o ascoltare la registrazione completa.

Le “pillole” sono piccole porzioni condivisibili sui social.

Sono ottime per far conoscere il vostro evento e ricordare ai partecipanti l’esperienza:

• Brevi clip della vostra registrazione come post indipendenti sui social media.
• Slide della presentazione come immagini per i post.
• Immagini personalizzate con sovrapposizioni di testo basate su citazioni e takeaway.
• Anche il solo testo, senza media, può essere evidenziato come callout per la condivisione su Twitter.

Siate creativi! Siete sedut su un mucchio di contenuti potenzialmente fantastici!

5. Gestire il giorno dell’evento

Abbiamo già parlato di tutto il prima e il dopo il vostro evento virtuale. In questa sezione finale parleremo della lista di cose da fare durante l’evento stesso.

Aggiornare il documento di lavoro della sessione.

Abbiamo già menzionato il documento di lavoro come strumento di pianificazione essenziale. Fate riferimento ad esso durante la vostra sessione. L’ordine del giorno e i principali punti di discussione aiuteranno tutti a rimanere allineati e in orario. Man mano che l’evento procede, potete aggiornare il documento con le domande di follow-up e gli argomenti da discutere dopo il termine della sessione.

Prove tecniche.

Organizzate una videochiamata con i relatori prima della sessione vera e propria.

Tutti i dispositivi sono collegati e funzionano correttamente? Lo sfondo è adatto? Com’è l’illuminazione? Controllate i feed audio e video. Tutti i partecipanti si sentono in modo chiaro? C’è rumore di fondo da una finestra aperta?

Controllate le slide e preparatevi per la condivisione dello schermo, nel caso vi servisse. Chiudete tutte le applicazioni che potrebbero far scattare le notifiche. Utilizzate una finestra del browser privato/incognito per evitare il riempimento automatico degli input e le ricerche suggerite. Nascondete la barra dei segnalibri. Aprite i link utili per la presentazione.

Doveri degli host.

Gli host sono di solito una o due persone responsabili dell’evento virtuale. L’host accoglie i partecipanti all’evento e presenta i relatori. Per un evento multi-sessione, come una conferenza virtuale, l’host funge anche da volto familiare che fornisce una certa continuità tra le diverse sessioni.

A seconda del formato dell’evento, l’host può rimanere davanti alla telecamera, partecipare alla sessione e interagire con il relatore. L’host può anche passare il testimone al relatore e assumere un ruolo di moderatore.

I compiti del moderatore.

Mentre l’host si occupa principalmente di ciò che accade in video, il moderatore presta la maggior parte della sua attenzione ai partecipanti. Si occupa di monitorare la chat, gestendo la conversazione per tutta la sessione.

Se i partecipanti hanno problemi, il moderatore può aiutare a risolverli. Se hanno domande, il moderatore può rispondere alle domande o segnalarle al relatore/host. Se le persone attivano il microfono e fanno rumore quando non dovrebbero, il moderatore dovrebbe essere veloce a metterli in muto.

 

Il moderatore può anche assistere l’host/relatore condividendo i link pertinenti nella chat. Per esempio, se il presentatore menziona una risorsa o uno strumento, il moderatore può recuperare il link da condividere con i partecipanti.

Compiti del relatore.

I relatori forniscono informazioni da condividere. Questo è il loro obiettivo. Il passaggio al virtuale può essere impegnativo se non ci sono abituati. Parlano con una telecamera invece che con una stanza piena di persone. È molto più difficile “leggere la stanza” quando non c’è una stanza vera e propria.

I relatori devono parlare chiaramente al microfono e devono coinvolgere il pubblico. Anche qui c’è un po’ di fattore di performance. Si consideri la differenza tra una voce monotona che legge le diapositive e una personalità più frizzante. Fare domande e chiamare in causa le persone presenti nella chat può essere d’aiuto per stimolare l’attenzione.

Ricapitoliamo

Gli eventi virtuali sono fantastici. Possono essere più convenienti, accessibili e inclusivi degli eventi di persona. I partecipanti non sono limitati da un luogo fisico, e possono partecipare da qualsiasi luogo nel mondo.

Questo non li rende però un sostituto per le attività di persona. C’è un senso di comunità e di appartenenza che può crearsi solo attraverso esperienze condivise faccia a faccia.

Quando organizzate un evento virtuale, muovetevi con settimane o mesi di anticipo per evitarvi un sacco di stress e avere tutto il tempo di prepararvi.

Create dei template per tutto quello che potete, creando un sistema facile da seguire con eventi facili da replicare.

Ricordate: ogni evento è un esperimento. Continuate ad imparare, a iterare e a migliorare ciò che funziona.

In bocca al lupo!