Fatturazione elettronica: come funziona e come si fa

Nel corso degli ultimi anni è stato introdotto progressivamente lo strumento della fatturazione elettronica (detta anche e-fattura), che a partire dal 2019 ha ufficialmente sostituito le vecchie fatture cartacee per tutti i soggetti possessori di partita Iva e le imprese (salvo alcuni casi di esonero che spiegheremo più sotto). 

Ma cos’è una fattura elettronica, chi deve farla e, soprattutto, come si fa? 

In questo articolo affronteremo tutti questi punti per chiarire meglio come funziona la fatturazione elettronica tra privati e verso la PA. 

Cos’è una fattura elettronica

Una fattura elettronica non è altro che una fattura in formato digitale emessa tramite strumenti come smartphone, computer o tablet e inviata al cliente o alla PA passando attraverso il Sistema d’Interscambio (SdI). La fattura dev’essere inviata all’SdI in formato XML (eXtensible Markup Language).

Una volta ricevuta la fattura, l’SdI si occupa di controllare che contenga almeno i dati obbligatori ai fini fiscali e che riporti l’indirizzo di Posta Elettronica Certificata (PEC) dove il cliente desidera ricevere la fattura elettronica. Oltre a questo, il Sistema d’Interscambio si accerta dell’esistenza della partita Iva del fornitore del servizio e della partita Iva, codice fiscale o codice identificativo univoco del destinatario. 

Una volta verificata la correttezza ed esistenza di questi dati, l’SdI trasmette la fattura al destinatario e rilascia una “ricevuta di recapito” a chi l’ha trasmessa, con la data e l’ora in cui è stata consegnata. 

La fatturazione elettronica verso la PA (pubblica amministrazione) era già obbligatoria a partire dal 2016, ma a gennaio 2019 l’emissione di e-fatture è diventata obbligatoria anche tra privati e per operazioni B2B.

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Fatturazione elettronica privati: come funziona

Ora che sappiamo cos’è una fattura elettronica, cerchiamo di capire come funziona, chi deve farla e chi no, quali dati deve avere e quando e come dev’essere inviata.

Chi deve emettere fatture elettroniche.

Le fatture elettroniche devono essere emesse da soggetti possessori di partita Iva residenti o stabiliti in Italia, per prestazione di servizi o cessione di beni verso altri soggetti con partita Iva (operazioni B2B) o verso consumatori (operazioni B2C).

Chi NON deve emettere fatture elettroniche

Sono esonerati dall’emissione di fatture elettroniche i seguenti soggetti: 

• i piccoli produttori agricoli (di cui all’art.34, comma 6 del DPR n. 633/1972)
• imprese e lavoratori autonomi che rientrano nel “regime di vantaggio”
• imprese e lavoratori autonomi che rientrano nel “regime forfettario”
• medici, farmacie e operatori sanitari
• soggetti non residenti o non stabiliti in Italia

L’Agenzia delle Entrate ricorda però che gli operatori in regime di vantaggio o forfettario possono comunque emettere fatture elettroniche seguendo le disposizioni contenute nel provvedimento del 30 aprile 2018.

Le tempistiche da rispettare

A partire da luglio 2019, la fattura elettronica deve essere emessa entro 12 giorni dalla data della prestazione o della cessazione di un bene, e deve riportare la data in cui è avvenuta l’operazione, non quella in cui la fattura è stata inviata. In futuro è probabile che i tempi per l’invio della fattura vengano accorciati.

Le fatture elettroniche emesse devono essere annotate in un registro apposito entro il giorno 15 del mese successivo a quello in cui è avvenuta l’emissione. 

Ogni fattura elettronica dovrà essere conservata per almeno 10 anni sia da chi la emette che da chi la riceve. Per conservare le fatture non si può semplicemente scaricarle e salvarle su un computer o su un altro device, ad esempio, ma bisogna ricorrere ad un apposito servizio per la conservazione delle fatture elettroniche. L’Agenzia delle Entrate mette a disposizione degli utenti un servizio di conservazione gratuito, basta semplicemente attivarlo.

Compilazione fattura elettronica

Anche in questo caso l’Agenzia delle Entrate mette a disposizione degli utenti una procedura web, un programma e un’app (FatturaAE) per dispositivi mobili per compilare e inviare fatture elettroniche gratis a privati.

In alternativa è possibile scaricare appositi software privati per fatturazione elettronica o rivolgersi a piattaforme cloud che offrono tali servizi a pagamento. 

Si può anche inviare e consultare le fatture attraverso un soggetto delegato, ma per farlo è necessario compilare un modulo di delega predisposto dall’Agenzia delle Entrate. 

Fatturazione elettronica verso privati: quali dati inserire

I dati che occorre inserire obbligatoriamente in una fattura elettronica tra privati sono gli stessi che andavano inseriti nelle fatture cartacee, con l’aggiunta dell’indirizzo PEC del cliente a cui verrà recapitata la fattura. 

Ecco quali dati occorrono:

• Dati di chi emette la fattura (solitamente si impostano alla prima fattura e vengono salvati in automatico).
• Dati del destinatario della fattura, partita Iva e codice identificativo. 
• Data
• Descrizione del servizio/i o prodotto/i
• Importo da fatturare + iva da applicare

Fatturazione elettronica PA: come funziona

La fatturazione elettronica verso la PA, ossia verso gli uffici della Pubblica Amministrazione, è stata introdotta con il Decreto Ministeriale n. 55/2013 ed è diventata obbligatoria per tutti i soggetti Iva a partire dal 2015. 

In questo caso occorre compilare il formato detto FatturaPA, che viene sempre inviato in XML e passa sempre attraverso il Sistema di Interscambio. Chi emette la fattura deve garantire l’autenticità dell’origine e l’integrità del contenuto apponendo la firma elettronica qualificata. 

È importante, per garantire la tracciabilità dei pagamenti, che le fattura elettroniche verso le PA contengano anche i seguenti dati: 

• Il Codice Identificativo Univoco dell’ufficio destinatario della fattura, Si può trovare il codice nell’Indice IPA (indice delle Pubbliche Amministrazioni).
• Il CIG, cioè il Codice identificativo di Gara, da inserire in caso di appalti. 
• Il CUP, cioè il Codice Unico di Progetto, da inserire in caso di fatture emesse per opere pubbliche. 

Per maggiori informazioni sul funzionamento della fattura elettronica verso PA, visita il sito www.fatturapa.gov.it