5 modi per motivare un team che lavora da remoto

In Italia e in molte parti del mondo, i dipendenti stanno passando al lavoro da remoto. Non per scelta, ma per necessità. Mentre la pandemia di COVID-19 continua nel nostro Paese e in molti altri, gli stati stanno prendendo le misure necessarie a proteggere la popolazione dalla diffusione del virus. Un numero crescente di persone è incoraggiata ad andare al lavoro solo se è essenziale, come ad esempio chi lavora in negozi di prodotti alimentari o nelle farmacie.

Molte start-up e piccole aziende hanno stabilito politiche di lavoro a distanza per i loro dipendenti, grazie alle risorse tecnologiche che lo rendono possibile.

Se hai esperienza in fatto di lavoro da remoto, è probabile che tu sia abituato a partecipare a riunioni video tramite Skype o Zoom, a chattare con i colleghi su applicazioni di messaggistica come Slack e a rivedere i documenti tramite G Suite.

Se invece per te è una novità, inizialmente potresti avere difficoltà dopo che la tua postazione di lavoro è stata impostata. 

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5 strategie per ispirare il tuo team a distanza

Esaminiamo alcune strategie collaudate che i leader possono utilizzare per aiutare i dipendenti che lavorano da remoto a rispettare i propri task e per creare un equilibrio tra lavoro e vita privata che funzioni per loro e per l’azienda.

1. Comunicate in modo chiaro.
2. Programmate riunioni di team regolari.
3. Enfatizzate il senso di responsabilità con i membri del team.
4. Abbiate cura delle persone.
5. Innovate.

Scoprite di più su questi modi per mantenere motivato e allineato il vostro team che lavora da remoto.

1. Comunicate in modo chiaro

Ben Larson è l’amministratore delegato di Vertosa, un’azienda di tecnologia di infusione della cannabis con sede nella Bay Area. Larson dice che Vertosa è passata al lavoro a distanza poco dopo che San Francisco ha invitato i cittadini a rimanere a casa. 

Parte del successo di questa transizione ha significato comunicare chiaramente i bisogni con il team. Larson ha sottolineato il fatto che è importante che i responsabili utilizzino questo tempo per essere diretti con i loro team, non vaghi o distanti.

Comunicando il più chiaramente possibile, dice Larson, i leader permettono a tutti di capire cosa possono aspettarsi dall’azienda in questo periodo di incertezza.

Questo vale anche per i grandi cambiamenti. “Se qualcosa cambia, parlatene immediatamente con tutti coloro che sono colpiti da questo cambiamento”, dice Larson.

Qual è il modo migliore per rimanere in contatto con il vostro team? Sfruttare diverse vie di comunicazione. Queste possono includere, ad esempio: 

• Chat con Google Hangouts, Microsoft Teams o Slack.
• Programmi di gestione delle attività come Asana, che facilitano la collaborazione e la comunicazione di squadra.
• Siti per videoconferenze come Zoom, per un incontro quotidiano con il vostro team.
• Chiamate telefoniche. Se una persona non è raggiungibile via email, chat o SMS, alzate il telefono e chiamatela. I dirigenti dovrebbero fornire ai dipendenti il numero di telefono più efficace per essere contattati in caso di emergenza.

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2. Programmate riunioni di team regolari

Cinque anni fa, Laurie Battaglia ha lasciato il suo lavoro da dipendente per avviare una propria impresa. Battaglia è amministratore delegato di Aligned at Work, che fornisce servizi di formazione alla leadership e di executive coaching ai leader che effettuano la transizione a team da remoto.

Battaglia ha scoperto che per passare ai team virtuali è necessario che i leader “guidino” in modo diverso. “Questi leader devono diventare intenzionali con la comunicazione e comprensivi con le pause durante il giorno, sia per loro stessi che per i membri del loro team”, dice Battaglia. “I giorni del ‘se non posso vederli, non lavoreranno di sicuro’ sono passati”.

Per rendere più agevole la transizione, Battaglia consiglia di programmare meeting regolari ogni mattina a un orario concordato.

Questo permette ai responsabili di vedere come stanno le persone e se stanno affrontando delle difficoltà. I leader possono utilizzare questo tempo per parlare dell’obiettivo del giorno, per comunicare da chi hanno bisogno di informazioni e anche per capire in che modo le persone preferiscono essere contattate mentre sono a casa. Questi meeting possono anche essere tenuti al telefono oppure tramite video o FaceTime.

All’inizio del lavoro a distanza, Battaglia dice che gli incontri possono essere inizialmente lunghi. Con il tempo, man mano che i dipendenti si sentono più a loro agio a lavorare da remoto e comprendono meglio il loro specifico obiettivo e i loro compiti, la durata delle riunioni può ridursi. E sì, per l’organizzazione di queste riunioni valgono le stesse regole che si devono seguire per le riunioni in ufficio.  

“Le persone hanno bisogno di sentirsi ascoltate per essere ispirate”, dice Battaglia. “Cominciate con il farle sentire ascoltate”.

3. Sottolineare la responsabilità con i membri del team

Rendere il proprio team responsabile non è la stessa cosa della supervisione eccessiva, che è stata unanimemente indicata da tutti coloro con cui ho parlato come l’ultima cosa che un manager dovrebbe imporre ai lavoratori a distanza. Sì, c’è più flessibilità nel lavorare a distanza. Tuttavia, ciò non significa che qualsiasi dipendente possa sfruttare questa situazione a proprio vantaggio.

Se i leader hanno dipendenti che faticano ad auto-motivarsi, può essere utile utilizzare applicazioni per monitorare il loro carico di lavoro.

Sean Pour, co-fondatore di SellMax, raccomanda di utilizzare il sistema a “lista delle cose da fare” di Trello.

“Trello ci permette di fornire ai singoli individui i compiti che devono svolgere durante la settimana”, spiega Pour. “Possiamo quindi guardare in tempo reale mentre fanno scorrere le attività che hanno svolto nella scheda completata. Poi, possiamo usare applicazioni di messaggistica come Slack per fare domande e lavorare in gruppo sui compiti”.

Pour consiglia inoltre ai membri del team che si distraggono facilmente di provare a lavorare seguendo la cosiddetta “Tecnica del Pomodoro”. Questo metodo aiuta a gestire meglio il tempo.

“In questa tecnica si impostano degli intervalli di tempo”, dice Pour. “Diciamo che si inizia con intervalli di 20 minuti. Durante questi 20 minuti, lavorate duramente su un compito. Poi, fate una breve pausa di circa cinque minuti tra un ‘pomodoro’ e l’altro. Questo vi permette di tenere traccia della vostra produttività e di lavorare al massimo dell’efficienza”.

4. Abbiate cura delle persone

Prima di diventare CEO e co-fondatore di Jetson, Stefan Weitz era a capo di un grande team di Microsoft durante i fatti dell’11 settembre 2001.

“Il mondo era confuso e stordito”, ricorda Weitz, che è un sopravvissuto alla sclerosi multipla (SM). “Ero un manager molto giovane all’epoca, e gestivo persone che erano tutte più vecchie di me. Dovevo decidere ogni giorno come far leva sulle loro capacità e sulla loro saggezza, pur mantenendo un ruolo di ‘leadership'”.

Weitz c’è riuscito ascoltando le persone una ad una. Poi, ha presentato quelle idee e quelle paure al gruppo più ampio. Questo ha aiutato gli altri a sentirsi ascoltati e a formare pensieri e opinioni.

Quando Weitz e il suo partner hanno deciso di chiudere l’ufficio di Chicago la scorsa settimana, la loro motivazione non era la produttività in sé. È stata una mossa per aiutare ad appiattire la curva del COVID-19.

“Quello di cui ci siamo preoccupati è stata la sicurezza sociale ed emotiva del nostro team, specialmente dei lavoratori più giovani che erano a malapena nati l’11 settembre e che non hanno mai attraversato un’emergenza nazionale”, dice Weitz.

Ora che i membri del suo team sono relativamente al sicuro nelle rispettive case, Weitz vuole semplicemente che mantengano il loro benessere mentale e fisico. Questo può essere fatto seguendo pochi semplici passi.

• Muovendosi. Alzandosi, facendo stretching, andando a fare una passeggiata in giardino se si può e utilizzando i video con allenamenti gratuiti su YouTube.
• Preparando un pranzo delizioso.
• Andando offline. Leggendo un libro per rilassarsi.
• Chiamando un amico o un familiare e passando 20 minuti aggiornandosi e ridendo (sì, ridendo!) della vita.
• Concludendo la giornata con un po’ di gratitudine. Sappiate che possiamo farcela e possiamo inviare energia positiva verso coloro che sono spaventati e che soffrono.

“Rimango calmo concentrandomi sulle variabili che posso controllare”, dice Weitz. “Quando il mondo è apparentemente più grande di te, in che modo puoi ottenere delle piccole vittorie durante il giorno?”

5. Innovate

Inoltre, i leader e i proprietari di aziende possono considerare questo momento come un’occasione per adattarsi.

“Quali nuove opportunità offre questa situazione alle imprese come la nostra?” chiede Weitz. “Come possiamo sfruttare l’isolamento e la quiete per fare un lavoro più profondo e mirato? Come azienda basata sulla scienza, ho fatto concentrare il team, e i nostri clienti, sui fatti e non sull’isteria. Abbiamo avuto una riunione di persona prima che tutti iniziassero a lavorare da casa, dove ho parlato della scienza: quello che sappiamo, quello che ancora non sappiamo e perché non si dovrebbe perdere la testa”.